Digitalização e Automatização de Processos

Digitalização e Automatização de Processos

 

Tudo que acontece dentro de uma empresa passa por algum processo, e ao longo dos anos, certamente, a quantidade de informações, recursos, volume das atividades executadas aumentaram consideravelmente. Uma maneira de melhorar a dinâmica dentro da sua empresa pode ser com a automatização de processos. Com ela, quando corretamente implementada, é possível diminuir gastos e aumentar a produtividade mantendo a qualidade e sem sobrecarregar ninguém.

Entretanto, para definir quais os processos passíveis de automatização, é importante avaliar os seguintes pontos: nível de padronização, frequência de execução, volume por transação, nível de automatização, quantidade de esforço envolvido. Essas informações podem ser levantadas realizando um mapeamento de processo. (para saber mais leia o artigo “Gestão de Processos” do blog)

Em uma pesquisa recente feita pela AIIM (Associação para a Gestão de Informação e Imagem) 75% dos entrevistados consideram a automatização dos processos “importante” ou “muito importante” para sua empresa. Isso se dá devido a necessidade de ser sempre mais eficiente e competitivo. Os dados mostram que os usuários estão percebendo isso, mas ainda precisam de ajuda para realizar a automatização de fato.

Mas… Você sabe a diferença entre digitalização dos processos e automatização de processos? Nesse artigo vamos diferenciar esses dois conceitos e então entrar mais afundo no tema de automatização de processos, como implementá-la e seus benefícios.

Digitalização x Automatização de Processos

A digitalização dos processos significa executar uma atividade em sua totalidade sem a utilização de papel sendo possível visualizar todas as atividades e dados de maneira digital.

Com os processos digitalizados, entramos na etapa de automatização. Automatizar um processo significa deixá-lo mais eficiente usando tecnologias como por exemplo Realidade Aumentada e Big Data.

Automatização de Processo

Algumas situações em processos ainda são bastante comuns, como por exemplo: atividades manuais padronizáveis repetitivas em alta frequência, consulta a diversas fontes, geração de relatórios, solicitações de informações. Essas situações mostram como o capital humano é algumas vezes subutilizado nas corporações, alocando grande parte do seu tempo com atividades pouco analíticas.

Então, automatizar processos é basicamente otimizar partes fundamentais do seu negócio por meio da tecnologia, reduzindo erros e melhorando a produtividade. Assim, a automatização é capaz de reduzir o tempo e trabalho necessários para executar tarefas de rotina, surgindo como estratégia para fazer seus recursos renderem mais. Ela é formada basicamente por um tripé:

Processos:

É fundamental estabelecer o objetivo e propósito da operação para depois analisar o processo e identificar quais etapas ou atividades são passíveis de automatização.  

Tecnologia:

Para definição da tecnologia, é preciso entender qual o real objetivo da automatização, estimar qual será o ganho versus o investimento, e analisar a complexidade das soluções conforme a necessidade e disposição para mudanças.

Pessoas:

Toda transformação pode causar uma resistência à mudança, por isso a importância de engajar as pessoas, esclarecer os benefícios, o propósito e prepará-los para nova realidade de operação e gestão com a entrada da tecnologia. O RH tem um papel fundamental de minimizar os impactos para os colaboradores, e também de ajudar os líderes a traçarem os novos perfis de contratação.

Implementação

Antes da implementação da tecnologia, sua empresa precisa detectar as oportunidades certas para se automatizar e identificar fluxos de trabalho ineficientes, desperdícios, erros, pois, corrigir esses e outros gargalos em é fundamental para que a automatização conduza a melhorias.

Esse trabalho pode ser feito com uma parceria entre área de negócios com o time de tecnologia. A área de negócios é responsável por desenhar o processo ideal, sem desperdícios, enquanto o time de tecnologia irá reproduzir o fluxo de trabalho de forma automatizada, e com possíveis controles para mitigação de erros operacionais. 

Sabendo desses pontos de atenção, vamos para o passo a passo de como automatizar seus processos com sucesso:

  1. Faça o mapeamento de todos os processos.
  2. Desenhe os processos futuros ideais.
  3. Faça a seleção da solução adequada.
  4. Defina um cronograma de implementação, geralmente iniciando pelo mais simples.
  5. Realize treinamentos com os envolvidos para sanar todas as dúvidas e para que a solução seja utilizada com o seu potencial máximo.
  6. Monitore constantemente para apuração dos resultados e benefícios da nova implementação através de, por exemplo, indicadores de desempenho (para saber mais leia o artigo “Gestão de Indicadores” desse blog).

Benefícios

Se sua implementação seguir todos esses passos cuidadosamente, você colherá os frutos:

  • Aumento de produtividade
  • Redução dos custos
  • Maior confiabilidade dos dados
  • Padronização de processos
  • Centralização de informações e de controle
  • Otimização das tomadas de decisão, deixando-a mais assertiva 
  • Aumento da competitividade

Porém, para garantir que esses resultados sejam alcançados podemos seguir algumas dicas:

  • Monte uma equipe de apoio para ficar responsável para orientar os demais a respeito da solução de automatização
  • Documente todas as ações e mudanças
  • Comece pelos processos mais simples para que a transição para os processos mais complexos seja mais tranquila

Entretanto, ao passo que a automatização traz vários benefícios para quem a aplica sabiamente, ela também pode gerar frustrações caso o processo não tenha sido devidamente estudado antes da implementação pois, a pessoa pode acabar automatizando uma etapa que não trará o retorno financeiro esperado e então não conseguiremos ver na prática as mudanças que pretendíamos promover por meio das automações.

As pessoas querem tornar os processos mais rápidos e produtivos sem ao menos conhecê-los, porém isso é um tiro no pé, pois se o seu processo tem um erro ao automatizar ele continuará tendo esse erro, você só irá torná-lo automático. Então, para evitar situações assim, conheça o processo antes de automatizá-lo!