Gestão de Processos

Gestão de Processos

 

Antes de conversarmos sobre Gestão de Processos em si, precisamos saber o que é um processo para então discutirmos sobre a definição, modo de implementação e impactos da Gestão de Processos.

Processo

Processo é um conjunto de ações e atividades relacionadas, que são executadas para alcançar um produto, resultado ou serviço predefinido, nada mais é do que uma sequência de etapas ordenadas que juntas resultam na realização de um serviço ou a produção de um produto. Ou seja, os processos organizacionais são conjuntos de atividades realizadas por pessoas ou equipamentos que envolvem a transformação de insumos para atender a um objetivo específico.

Processo x Projeto

É muito comum as pessoas confundirem o conceito de processo com o de projeto. Segundo o guia de melhores práticas do PMBOK (Project Management Body of Knowledge), um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas, ou seja, projetos tem início e fim definidos e deve entregar algo novo no final, afinal, cria-se um projeto para que o estado futuro seja diferente do atual, além disso, possuem início e fim definidos enquanto que processos são contínuos e podem ser definidos como um conjunto de atividades sequenciadas e executadas com o objetivo de alcançar um resultado que gere valor, seja para um cliente ou para outro processo.

Os processos podem ser divididos em:

  • Processos primários: são processos fundamentais para organização e agregam valor ao cliente.
  • Processos de Suporte: são processos de apoio que agregam valor para outros processos (primário ou suporte).
  • Processos de Gerenciamento: são processos de gestão, agregam valor para outros processos e direcionamento e controle para o negócio

Entendido o que são processos podemos seguir para o tema do artigo propriamente dito: Gestão de Processos. Trata-se de conceito que tem como objetivo otimizar os resultados de uma organização melhorando os processos de negócio.

 

Gestão de Processos

 

Definição

É através da gestão de processos conseguimos integrar as atividades de diferentes áreas, equipes e sistemas, otimizando o trabalho de toda uma organização. É uma alternativa à prática tradicional das empresas de gerenciar por departamentos e setores que está sendo cada vez mais popularizada já que nos dias de hoje dificilmente as atividades são realizadas por uma única área ou um único grupo de pessoas, pelo contrário, temos o envolvimento de vários setores. 

A Gestão de Processos atua com o intuito de rever, melhorar e padronizar as operações garantindo a participação efetiva dos envolvidos (independentemente do nível hierárquico) e promovendo o comprometimento com a qualidade que a gestão de processos deve ser adotada em sua empresa. 

Implementação

Existem diferentes metodologias para organizar quais são as fases de implementação da Gestão de Processos, entretanto, de modo geral, conseguimos dividir esse ciclo em seis etapas:

  1. Planejamento: Nessa primeira etapa é analisado o conjunto de atividades envolvidas nos processos e qual é o objetivo do processo e qual é sua relação com a estratégia da empresa. Nessa etapa, é importante aplicar a metodologia de Cadeia de Valor, pois com ela conseguimos estruturar todas as atividades desenvolvidas pelas empresas, visando garantir a máxima qualidade do serviço e produto ao cliente final, além de criar vantagem competitiva no mercado.
  2. Mapeamento: Nessa etapa todos os processos da empresa são mapeados, primeiramente é feita a priorização dos processos para direcionar por quais começar o mapeamento. Para a realização do mapeamento a empresa pode utilizar algumas ferramentas, como por exemplo BPM (Business Process Mapping), que consiste em uma ferramenta para mapeamento das atividades necessárias para a entrega de um produto/serviço, neste mapeamento podem ser identificadas informações importantes sobre cada atividade, como o tempo necessário para completar a atividade, qual o recurso que faz, qual sistema é utilizado e se a atividade agrega valor, é incidental ou desperdício, entre outras informações. O mapeamento dos processos é importante para levantamento de dados, conhecimento dos processos e levantamento das melhorias.
  3. Desenho e Simulações: Após o desenho do fluxo atual (As Is), identificamos todas as oportunidades de melhoria e então desenhamos o fluxo futuro (To Be). 
  4. Execução: Com base na experiência obtida na simulação, são feitos os ajustes necessários e o processo passa a ser exercido.
  5. Monitoramento: Os novos processos precisam ser acompanhados frequentemente através de indicadores de desempenho definidos previamente na etapa de planejamento. Essa fase é muito importante para saber se os objetivos definidos são de fato alcançados pelos processos realizados.
  6. Melhorias e Otimizações: Os processos devem ser continuamente acompanhados e problematizados, pois, analisando os indicadores da etapa anterior conseguimos identificar se os objetivos estão sendo alcançados e quais são os principais gargalos do processo. Então, é nessa etapa que ocorre a melhoria contínua dos processos.

Impacto

É importante ressaltar que o trabalho de Gestão de Processos nunca termina, essas 6 etapas citadas formam uma espécie de ciclo que está sempre em movimento, tornando-a fundamental, pois permite a empresa:

  • Implementar rotinas que promovam a padronização das atividades;
  • Facilitar o relacionamento entre diversos setores da empresa;
  • Minimizar erros e implementar melhorias constantes nas suas atividades.
  • Facilitar o planejamento e monitoramento dos processos da empresa;
  • Conceder simplicidade, rapidez às atividades e flexibilidade;
  • Facilitar a gestão através de indicadores de desempenho;
  • Proporcionar redução de custos operacionais
  • Proporcionar melhoria do produto
  • Alcançar objetivos organizacionais
  • Ganhar produtividade
  • Ganhar eficiência

Então, em conclusão, a Gestão de Processos cria um diferencial competitivo para o negócio. Pois, se os processos da sua empresa não estiverem corretamente gerenciados, haverá um impacto negativo na entrega ao consumidor.

Com a Gestão de Processos fica mais fácil para a empresa garantir a melhoria contínua, que tem como objetivo melhorar cada processo para atingir resultados cada vez melhores. Pois, é de extrema importância que os processos sejam revisados periodicamente em busca de melhores resultados, inovações e não apenas parar para olhá-los quando apresentam algum problema.