Gestão da Rotina

Papel da Governança na Gestão da Rotina

 

Segundo o Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC), A Governança Corporativa pode ser definida como um sistema pelo qual as empresas e demais organizações são dirigidas, monitoradas e incentivadas, envolvendo os relacionamentos entre sócios, conselho de administração, diretoria, órgãos de fiscalização e controle e demais partes interessadas.

Ou seja, ela é responsável por definir uma série de regras, processos, regulamentos, políticas externas e internas e assim, também é encarregada de estabelecer a rotina da empresa e de seus funcionários, e é claro, de como a organização deverá ser administrada de maneira geral.

Falamos então que uma das funções principais da Governança Corporativa é definir a rotina da empresa e de seus funcionários, mas como colocar isso em prática? Nesse artigo vamos conversar um pouco sobre Gestão da Rotina, o que é, quais são seus benefícios e como implementar.

Gestão da Rotina

Vamos começar pelo básico…

Definição

A Gestão da Rotina é uma metodologia de gestão usada com o objetivo de guiar as atividades cotidianas realizadas na empresa, para que todos os funcionários entendam suas responsabilidades e tenham capacidade de realizar suas atividades com a maior eficiência possível, aumentando a qualidade, diminuindo custos, e buscando os melhores resultados dos processos.

Essa metodologia está sustentada por 3 pilares principais:

  • Melhoria Contínua
  • Trabalho Padronizado
  • Tratamento de anomalias

Uma das técnicas mais utilizadas no Gerenciamento da Rotina é o Ciclo PDCA. O seu objetivo é auxiliar o desenvolvimento e a melhoria contínua nas organizações. De forma resumida, o PDCA consiste em 4 passos:

  • Planejar (Plan): localizar problemas, estabelecer metas e Plano de Ação.
  • Executar (Do): conduzir e executar o Plano de Ação
  • Checar (Check): verificar o atingimento dos objetivos e metas.
  • Agir (Act): padronizar e treinar as pessoas caso Plano de Ação tenha sido bem sucedido e tomar ação corretiva em caso de insucesso.

Antes de explicarmos de fato como implementar a Gestão de Rotina na sua organização, vamos falar um pouco dos motivos para você fazer isso, para quando você chegar no passo a passo já esteja completamente convencido de que sua empresa realmente precisa disso.

Falhas comuns devido à ausência de gestão da rotina

Alguns problemas são corriqueiros quando existe a ausência da gestão da rotina, entre eles podemos citar:

 Governança Corporativa não estabelece uma rotina para seus funcionários e não estabelece a gestão da mesma, entre eles podemos citar:

  • Dificuldade em definir prioridades nas tarefas delegadas;
  • Falta de foco;
  • Dificuldade em entender a real causa do problema;
  • Baixo acompanhamento de indicadores
  • Procrastinação;

Para que a Gestão da Rotina seja bem sucedida a Governança deve-se formular um planejamento de rotina dos funcionários que deve ser gerenciado e controlado de perto pelos supervisores. Quando bem implementada e monitorada, essa metodologia traz diversos benefícios.

Benefícios

  • Padronização do trabalho;
  •  Identificação de lacunas e conflitos nos processos;
  •  Transformação dos problemas identificados em oportunidades;
  •  Auxilia os colaboradores a entenderem suas responsabilidades para a execução das atividades;
  •  Promove a gestão do tempo;
  •  Aumenta a qualidade do trabalho;
  •  Aumento da produtividade e garantia de processos estáveis;
  •  Aumento da satisfação do cliente interno;
  •  Maior previsibilidade das operações

Agora que você já percebeu que essa ferramenta é muito importante, vamos para o ponto chave deste artigo.

Como implementar

1.Padronize os Processos

Como a Gestão da Rotina envolve várias ações e verificações cotidianas para que os colaboradores estejam aptos a desenvolver suas obrigações, isso se torna muito mais fácil com a padronização pois assim consegue-se ganhar velocidade e aumentar a confiança dos profissionais no momento de execução das atividades.

A padronização dos processos também permite que a mesma atividade possa ser realizada por diferentes colaboradores não sendo dependente de uma única pessoa.

2.Defina metas e projetos

A definição de projetos é importante para que o colaborador busque cumprir as rotinas traçadas, de modo que a empresa alcance os resultados esperados dentro do tempo programado.

3.Monitore o desempenho

Para que a Gestão da Rotina seja bem sucedida devemos monitorar o desempenho individual, grupal e da organização de modo geral. É necessário controlar as atividades e suas respectivas execuções para conseguirmos ver uma melhora significativa na performance da empresa.

O monitoramento pode ser realizado por meio de indicadores de processos (ler artigo XX).

4.Categorize rotinas operacionais

Uma prática valiosa e que pode ajudar a aumentar o desempenho na hora de executar tarefas rotineiras é a categorização de atividade e procedimentos em grupos por semelhanças. Assim, o funcionário consegue separar um período para realizar todas as tarefas do mesmo grupo, facilitando a manutenção do foco já que, é comprovado que ao tentar realizar tarefas muito diferentes nós tendemos a demorar mais para nos concentrarmos, gerando maior perda de tempo.

5.Priorize e delegue atividades

Aqui deve haver uma priorização de atividades, para separar as atividades normais das críticas, de modo a otimizar o fluxo de trabalho.

É fundamental também, distribuir as tarefas e delegar rotinas pois centralizar atividades é um costume extremamente negativo para o cumprimento de prazos e qualidade de entregas.

6.Reuniões de Planejamento e gerenciais

As reuniões de rotina com os times auxiliam e garantem o alinhamento e comunicação com os time. Elas podem acontecer com frequências e objetivos diferentes de acordo com as pautas definidas, sendo elas de planejamento ou de acompanhamento de resultados. O importante é garantir que todas as ações discutidas nas reuniões sejam documentadas em formato de plano de ação, de forma que sua evolução deve ser monitorada a cada reunião, garantindo o engajamento e senso de urgência do time.

7.Busque ferramentas para auxiliar na Gestão da Rotina

O uso de ferramentas como planilhas, agendas, notas e outras ferramentas organizacionais podem ajudar a melhorar o controle das rotinas do dia a dia, melhorando o fluxo interno e a disciplina dos colaboradores.

Outra ideia é o uso de um sistema de recompensas, para cada período cujas metas foram atingidas, um prêmio é concedido aos integrantes da equipe, dessa forma você motiva os funcionários a se manterem na rotina desenhada.

A Gestão de Rotina deve fazer parte da cultura da empresa e estar presente em todas as áreas da organização pois, com ela, a organização estará mais preparada para lidar com mudanças, entregar resultados no prazo, ter organização para a execução das atividades e manter os colaboradores motivados e produtivos.